RAPID REPLY SERVICE

Fighting lies and ignorance about Europe on the fly

 

Some people might think that all the lies and so-called “fake news” about Europe are most typical for our time now.   This is certainly not true.  It has been like that for many years, probably for as long as the European Union has existed.

It is my experience that Communicating Europe took a new and more dynamic dimension in the run-up to the introduction of the Single Market in 1992.  Therefore, we took the initiative to start a new service called RAPID REPLY SERVICE.

It was established in one of my units run by Lindsay Armstrong.  A handful of journalists with French Katia Delranc was in charge.  And the purpose was to react immediately with corrections and rebuttal as soon as important false or distorted information appeared.   The RRS service was working closely with the Spokesman’s Service and with a network of contacts in all directorates-general.  It was also in close contact with the Offices of the Commission in the member states. They were to a large extent the main users of the service.

We made an effort to be very fast, very fact-based, and very brief. And we were doing our best to write the short texts in a very non-technical language, making it easy for everybody to understand.  Most of the texts were written in English.

It was a great success.   People got very excited about it – the contacts providing the facts, the writers and the users throughout Europe.

 

So, how was the RRS short texts distributed?  Remember, that this was all before the Internet, which the Commission started to use in February 1995.  So the circulation was ensured primarily by e-mail, by fax, by diplomatic bag to our Offices and by internal mail in the Commission.

In-house we ensured that each of our speakers to our 50.000 visitors received all RRS texts. Our Visitors’ Service often gave visitors a copy of the most important RRS-texts for their further use at home.  Each directorate-general had its own distribution list.  And the speech-writers for Commissioners, etc. were also on our mailing lists. 

And externally our then about 600 TEAM 92 / TEAM EUROPE speakers in all member states received them all.      Each Office used the material in their own way in Newsletters, Magazines, in briefings, on conferences, etc.

It was our impression that this unique service was a solid success as long as it existed.

 

When we started to use the internet with EUROPA from 1995 and later (1998) started the EUROPE DIRECT question-answer service our positive experience with Rapid Reply Service was certainly very valuable for the next steps in Communicating Europe.

 

Niels Jørgen Thøgersen

November 2019

THE COMMISSION’s OFFICES

Initiatives from 1988 and onwards

One of president Jacques Delors’ priorities during his ten years in the Commission (1985-95) was clearly to strengthen the Offices. They existed in all the capitals and in a couple of regions of the member states and had until now been called Press and Information Offices. Their most important task was to serve the local media, the political parties, the organisations and civil society with information about that was happening in the EU.

President Delors wanted to upgrade them to a more political role.  He wanted to ensure that they could act as very well-informed representatives of the Commission on the spot. And also that they would become more useful with feed-back to the Commission.

He and his cabinet, therefore, took the initiative – together with the responsible Commissioner, Mr. Carlo Ripa di Meana, to strengthen the structures for the back up to the Offices.  A special directorate for dealing with the Offices was created inside the DG Information, Communication and Culture, DG X. And I was happy to be appointed to be the first director for the new directorate.  My experience as head of the Copenhagen Office for 15 years gave me a good experience for the task.

We took a number of concrete initiatives from autumn 1988 and onwards:

1. ECCO was created.  It meant “European Commission’s Communication Office”. This was a service section particularly at the disposal of the Offices.  Its work was to dispatch information quickly and even more to be the entry point for requests from the Offices.  ECCO was in principle operational from 08.30-18.00 Mon-Fri.
2. European Councils :  It was decided that DG X should be present at all meetings of the European Councils.  The purpose was to be on the spot to inform the Offices during the meeting on what was going on.  This made the Offices much more valuable for the national and local press during the meetings.  And at the end of the meeting our task was to fax the Presidency Conclusions to all offices, if possible in their language.  The Offices were instructed to ensure that the media got them – and also that a nice copy was brought to the Prime Minister’s office as quickly as possible.

Another important function was to provide information to the Commission’s president in the meeting on how the meeting and different initiatives were reported in the capitals during the meeting.  Some prime ministers and foreign ministers said different things in the meeting and to their national media.  It was important to be aware of that.

I was myself present at all European Council meetings between autumn 1988 (in Greece) until 1994.  The work was very interesting and hectic – in close cooperation with the Spokesman’s Service on the spot. And as Conclusions often were very long and the fax machines very slow it could last a good part of the night.  

Some Offices were more operational in this European Council project than others.  I believe our Office in Bonn was the most efficient dealing with that.

It is evident that the arrival of the internet and e-mails made a good part this work different.

3. Countries holding the EU Presidency :  It was also very important that our Heads of Offices were fully up to date with what incoming presidencies were planning. Therefore, we started already in December 1988 with a special meeting for all Heads of Offices in Madrid. Spain would hold the presidency in spring 1989. This initiative was a great success from the very beginning.  The governments saw this as very important also for them.  One or more ministers always came to brief the meetings on their plans. And we also met a range of high officials, who would be running the daily work in the coming presidency.

These pre-presidency heads of offices meetings have been arranged ever since 1988.

4. Weekly briefing of the offices by teleconference:  Following the Commission’s meeting on Wednesdays we started a weekly briefing by teleconference of the heads of offices – normally on Thursday afternoon.  DG X was always present in all Commission meetings (either by its director-general or by one of us directors). This gave us first-hand information on the discussions and decisions. And in the case of very important dossiers we invited heads of cabinets or directors-generals to come to the teleconference (in my office) to contribute to the debriefing.  This also gave the Offices the possibility to put questions, of course.
5. TEAM 1992   (later TEAM EUROPE):  Lots of EU initiatives were launched during that period, not least the count-down to the single market from 1992, and also from 1989 the huge task of assisting the newly independent democracies in Central and Eastern Europe (incl. the TACIS programme).  At the same time the “law of the day” was decentralized information – to adapt the information and communication to local needs and circumstances.  At the same time it was evident that the Offices could not manage the increasing demand for information themselves. That was the main reason for the creation of Speakers’ Teams in all member states. The Offices in Bonn and in Copenhagen had already launched such teams some years ago.  They were given the name TEAM 1992  (as the 1992 deadline for the start of the single market was the key target). And when it was done and implemented we changed the name in 1993 to TEAM EUROPE.  These speakers’ teams counted many hundred people throughout the EU.  Back-up and regular briefings from Brussels were organized, and the Offices were, of course, also at their disposal.  President Delors wanted to speak to them himself, when they met in Brussels.
6. Commission decision about the Role of the Offices in 1989:  As things developed fast around the Offices and their tasks it was decided to prepare a Commission Communication about their role.  It set out the details of their present and future role, incl. how the college of Commissioners could and should use and support them.  The point was a B-point on the Commission’s agenda – meaning that a debate took place under the leadership of president Delors.  All points in the draft were agreed and in some cases improved and strengthened.  A discussion on the name of the Offices took some time. Some Commissioners preferred to continue with the name Offices. Others insisted on called them Representations (in view of their new role).  At the end Delors suggested a compromise:  Let us call them:  Bureaux de Representation.  This was agreed.

 

Niels Jørgen Thøgersen

niels4europe@gmail.com

March 2016

Mine vigtigste kommunikations-projekter i EU

 

I mine 32 år på ledende poster i EUs kommunikationsarbejde havde jeg fornøjelsen at tage initiativet til og udvikle en række projekter, som jeg er meget stolt af den dag i dag. De eksisterer fortsat i bedste velgående og er udviklet videre.

 

Jeg er meget glad for at kunne anbefale, at du bruger dem så meget som muligt.

 

1.      TEAM EUROPE      Se  her: 

http://ec.europa.eu/europedirect/visit_us/team_europe/index_en.htm

 

Dette er en hold af uafhængige talere, som er kyndige om europæiske forhold, og som står til rådighed som talere for konferencer, møder, osv.  Det første TEAM startede vi i Danmark i midten af 1980erne. Det hed dengang TEAM 92, fordi hovedopgaven på det tidspunkt var at forklare arbejdet med at skabe det store europæiske marked. Da det var på plads i 1992, tog TEAMerne et nyt navn og fik nye opgaver. Der er i dag hundredevis af TEAM EUROPE talere overalt i Europa, og de holder tusindvis af taler og diskussioner

 

               2.   EUROPA:     Se her:   http://ec.europa.eu/  

 

                     Dette er EUs officielle Internet-portal – i dag verdens største offentlige web portal.

                     Den opererer på alle 20 officielle EU-sprog og indeholder informationer fra alle

                     EU-institutioner og deres mange afdelinger.

 

                     Vi startede EUROPA allerede i 1995. Det var helt i starten af Internettets eksistens, og

                     slv om vi mødte en del skepsis og modstand, fik vi klart den politiske støtte, vi havde

                     brug for. Med en lille meget professionelt, meget motiveret og meget hårdtarbejdende

                     team fik vi i løbet af meget kort tid portalen op at stå. Den største portal dengang

                     havde 200.000 hits pr. måned. Vi havde fra starten 100.000. Vi besluttede hurtigt at

                     vise den ledende portal baghjul. Og det gjorde vi i løbet af et par måneder. Og hvem

                      var forresten det? Det var Playboy!

 

2.      Europe by Satellite (EbS):    

 

Se her:   
http://ec.europa.eu/avservices/ebs/schedule.cfm

 

Vi besluttede meget hurtigt, at vi ikke bare ville stille alle dokumenter og oplysninger til rådighed på Internettet. Alle talte om mere åbenhed hos offentlige myndigheder, så vi besluttede også at transmittere alle vigtige begivenheder i EU-Kommissionen og i andre EU institutioner live, så alle der ville kunne følge med. Vi lejede os plads på en satellit, der dækker hele det geografiske Europa, mellemøsten og Nordafrika. Så vi sendte uden koder alt fra de daglige pressekonferencer til vigtige konferencer, debatter i Europa-Parlamentet og mange statements og interviews. Inden længe kunne folk også se EbS live på Internettet (på ovenstående web adresse). Så uanset hvor man befandt – og befinder sig – i Europa, så kan man kigge og lytte med, når kommissærer og mange andre udtaler sig.  Det må da kaldes åbenhed!

 

I starten mødte vi også i dette tilfælde modstand. Ikke så meget indefra, for alle politikere vil selvfølgelig gerne på TV. Men fra de faste journalister i Bruxelles! De påstod, at hvis vi på denne måde transmitterede de daglige pressemøder m.v., så ville deres redaktører hjemme på redaktionerne hurtigt beslutte, at så var der ingen grund til at have dem for dyre penge i Bruxelles. Vort svar var, at vore pressemøder er i ”det offentlige rum” og derfor ikke forbeholdt nogen speciel gruppe. Det var iøvrigt ofte de selv samme journalister, der kritiserede EU for ikke at være åben nok!!  Og i et lidt mere afslappet øjeblik husker jeg, at jeg sagde til flere protesterende journalister, at hvis de ikke lavede andet i Bruxelles end at gå til de daglige pressemøder, så ville jeg også – hvis jeg var deres redaktør – kalde dem hjem. Så passede de ikke deres arbejde! J    Nå, men alle journalister fandt hurtigt ud af, at det var en STOR fordel af have direkte EbS transmissioner af alt det vigtigste.

 

               3.   EUROPE DIRECT:       Se her:  
        
                     http://ec.europa.eu/europedirect/index_da.htm

 

                     EUROPA websiten var et stort fremskridt i vor kommunikation. Det var EbS på TV

                     /radio siden også. Men vi ønskede også at gøre noget direkte for den enkelte

                     europæiske borger. Hun og han skulle have mulighed for at ringe direkte til EU og få

                     svar på alt vedrørende EU. Og selvfølgelig på sit eget sprog.

 

                     Derfor oprettede vi i 1998 EUROPE DIRECT.   Enhver kan ringe gratis til det samme

                     Telefonnummer uanset, hvilket EU-land man er i:  00800 6 7 8 9 10 11

                    

                     EUROPE DIRECT blev hurtigt en stor succes. Ikke uden intern modstand. Mange for-

                     Udså alle mulige problemer, hvis man nu gav et forkert svar. Man troede bland andet,  

                     At masser af medier med slette hensigter ville ringe til EUROPE DIRECT for at vise,            

                     At denne nye service var nytteløs eller direkte misledende. Det er da muligt, at nogle

                     Af medierne prøvede det. Men jeg er den dag i dag særdeles stolt over, at vi mere end

                     Bestod prøven! 

 

                     I dag er der ingen, der kan se EU uden EUROPE DIRECT. Man har endda udvidet

                     Denne service, som man kan se på ovenstående website.

 

                     Vort gamle motto gælder stadig: ”EU er ikke længere væk end den nærmeste telefon!”

 

                4.  europa.GO:          Se her:   http://europa.eu/europago/  

 

                     Vi ønskede også at gøre noget særligt for store børn og de helt unge. Vi vidste som alle

                     Andre, at de var – og er – meget aktive på Nettet. Og at de elsker konkurrencer og

                     Muntre måder at gøre tingene på.

 

                     Resultatet blev  europa.GO    Prøv selv.  Også vi voksne kan sikkert lære noget!

   

 

5.      EMM: (Europe Media Monitor): 

 

Se her:  

http://press.jrc.it/NewsBrief/clusteredition/da/latest.html

 

En af vore vigtige opgaver i EU-Kommissionen var også at følge løbende med i, hvad medierne skrev om vigtige europæiske spørgsmål – og om meget andet også. Efterhånden som de fleste medier gjorde sig tilgængelige på Internettet, var det oplagt at lave en del af medieovervågningen direkte på Nettet. Derfor konstruerede vi EMM.

 

EMM ”læser” automatisk over 700 forskellige mediers offentlige websites hvert 10. minut. Døgnet rundt. Og alle ugens dage. Brugere kan gå ind på ovenstående site og se de nyeste nyheder. På alle 20 EU-sprog. Og hvis man vil vide mere, klikker man bare på artiklens overskrift og man kommer direkte til den fulde artikel.

 

Da alle copyright spørgsmål var løst, kunne noget af EMM også gøres tilgængelig for offentligheden. Det er den del, I kan se ovenfor. Som du ser, kan man også i venstre side bestille e-mails, når der kommer nyheder af ens særlige interesse.

 

Prøv at se på EMMs forskellige dele. Jeg tror, du bliver imponeret! Det er jeg selv fortsat.

 

 

6.      Dialogue on Europe:

 

Se her:    http://ec.europa.eu/comm/igc2000/dialogue/index_en.htm  

 

I 2000 besluttede EU-Kommissionen i samarbejde med medlemslandene og ikke mindst med tusinder af partier, foreninger, organisationer, NGOer, osv. At stimulere en åben og aktiv diskussion om Europas fremtid. Under ledelse af kommissær Michel Barnier og med et lille dynamisk team havde jeg fornøjelsen af koordinere dette. Det var for os på mange måder en ny måde at arbejde på. Vi kunne heldigvis bruge vore nye instrumenter, som er beskrevet ovenfor – ikke mindst EUROPA, EbS og EUROPE DIRECT.  Men vi satte også en masse lokale aktiviteter i gang.

 

Vor website (som ikke længere er aktiv og up-to-date) viser mange af de spændende initiativer, som blev taget dengang.  Meget af dette kan helt sikkert også bruges den dag i dag.

 

7.      EU for Journalists:

 

Se her:   http://www.eu4journalists.com/  

 

Dette er ikke en EU-website. Den tilhører European Journalism Centre i Maastricht i Holland. Men jeg føler alligevel et personligt medansvar for den, fordi den er lavet i sin tid som led i en kontrakt med min afdeling i Kommissionen. Vi ønskede at sikre, at journalister overalt i Europa – og i resten af verden for den sags skyld – havde let og gratis adgang til konkrete informationer af særlig interesse for journalister. Vi var aktivt involveret i at planlægge, hvordan den skulle strikkes sammen. Men den er skrevet og opdateret af uafhængige journalister.  Som du ser, findes denne site nu på ialt 19 sprog.

 

               Dette var kun nogle af de spændende projekter, som jeg havde fornøjelsen af at tage

               Initiativet til. Herligt. Og ISÆR herligt at se, at de alle er spillevende, udvikles hele

               Tiden og bruges af tusinder og atter tusinder.

 

               Prøv selv!  You will be surprised! 

 

               Niels Jørgen Thøgersen

 

               .

Præsentation af mine hovedprincipper i min PERSONALELEDELSE i EU 1973-2005:

PERSONALE LEDELSE

 

Med et internationalt glimt i øjet

 

1.    Joke – der illustrerer emnet ( gerne med en morsom tegning )

 

2.    Beskrivelse af mit arbejde og min stab

 

3.    Overordnet holdning til personale-ledelse:

 

·      flad struktur

·      motivation – ikke ordrer

·      klare linjer – besked om vore mål til alle

·      du kan mere end du tror

 

4.    Det daglige morgenmøde – starter præcist og ALLE er velkommen

 

·      information om hvad der sker  ( inkl. et Syvdages skema )

·      fortæl om VORE successer – og problemer

·      alle kan spørge om alting

·      må højst vare et kvarter

·      enkelte kommer lidt før eller bliver bagefter for at spørge om noget

·      alle er sikre på at kunne mødes mindst denne ene gang om dagen

 

5.    Sproget på vore møder: engelsk og fransk. Enhver taler det hun er bedst til

 

6.    Hvordan håndtere alle de 23 officielle EU sprog ?

 

·      kun lade folk oversætte til deres EGET sprog – aldrig fra deres sprog

·      lav ”dobbelt oversættelse”

·      for bare at forstå en anden tekst:  brug  www.google.com/oversæt

·      brug aldrig en, der bare kan LIDT sprog til oversættelser ( se bare på hvor ubrugelige de fleste brugsanvisninger er L  )

 

7.    Systematisk benytte de mange, mange forskellige baggrunde og erfaringer, som

dit internationale personale har

 

8.    Total involvering af de mange dynamiske unge praktikanter fra alle lande

 

9.    Specielt om styrken af vore nye kolleger fra de nye kolleger fra Østlandene

 

10.  Dæk dine medarbejdere totalt – og tal med dem stille og roligt efter evt. fejl ( giv eget eksempel fra opinionsundersøgelse af freden og Israel )

 

11.  Ha’ et virkelig godt og stimulerende INTRANET ( som COMM ON ). Også med positivt personligt indhold. Gør det interaktivt. Reag´r på spørgsmål og forslag. Send særlig personlig velkomst til alle nye medarbejdere

 

12.  Training – training – training. Lav ERFA-kaffe-møder med  blandede grupper af medarbejdere. Lav anonyme Ide´-kasser.  Lav Away Days – som også er underholdende

 

13.  Forfremmelser/promotion: sørg for, at de opfattes som rimelige og transparente

 

14.  Daglige rutiner:  Ta’ din egen telefon; lav din egen kaffe; ta’ dine fotokopier selv; ta’ dig tid til hygge og small talk. Gå forrest, når der virkelig er travlt og det presser på. Gi’ offentlig ros så tit som overhovedet muligt

 

15.  Personale-vurderinger: gør det så uformelt og transparent som muligt. Glem alle de moderne management metoder. Lad dine medarbejdere være en meget aktiv del af det. Og lad også dem få muligheden for at vurdere DIG.

 

16.  Giv mulighed for, at dit internationale personale får muligheder for at præsentere deres land på jeres arbejdsplads:  f.eks. med mad fra deres land i jeres kantine. Med optræden af musik m.v. hos jer. Og med festaftener med traditioner fra deres land/lande.  Det giver en meget positiv atmosfære på arbejdspladsen.

 

17.  Sørg for, at du ofte spørger dine medarbejdere, inkl. dem fra andre lande, om, hvad de synes om jeres virksomhed og jeres aktiviteter. Be’ dem komme med forslag til forbedringer. Og vis dem i praksis, hvordan I straks følger op på de brugbare ideer og foralg.

 

 

Niels Jørgen Thøgersen

 

August 2008